Une Peugeot 208 essence de 2019, boîte manuelle, 78 000 km, entre en stock un mardi matin. Prix d'achat posé, dossier constitué : la cotation sur les annonces du marché l'estime à 8 851 €, calculée sur 416 véhicules proches, avec une moitié centrale entre 7 668 € et 9 436 € (requête du 16 octobre 2026, sur 5 471 annonces du modèle). Le véhicule est acheté, il est chez toi, il est à toi. Reste le geste que beaucoup de pros repoussent à « quand j'aurai cinq minutes » : l'inscrire au livre de police. Et la question qui vient juste derrière : a-t-on le droit de le faire sur un ordinateur plutôt que sur un registre relié ?
La réponse courte : oui, mais pas sur n'importe quel support
Oui, le registre électronique est légal, et depuis longtemps : c'est le décret n° 2013-287 du 4 avril 2013 qui a créé l'article R321-6-1 du Code pénal. Ce texte dit que tenir le registre au moyen d'un traitement automatisé dispense du registre papier coté et paraphé. Le cadre d'ensemble est celui de l'article 321-7 du Code pénal (l'obligation et ses peines) et des articles R321-1 à R321-8 (les modalités).
Mais la dispense a un prix. Le même article pose quatre exigences : le registre électronique contient les mentions prévues aux articles R321-3 à R321-5 ; il garantit l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données ; et il les conserve dix ans à compter de leur enregistrement. L'article R321-8 renvoie le détail technique à un arrêté conjoint, et cet arrêté existe : c'est l'arrêté du 15 mai 2020, en vigueur depuis le 1er janvier 2021.
Le vocabulaire hérité du papier (registre « coté et paraphé », inscriptions « sans blanc, rature ni abréviation ») décrit une fonction : garantir qu'on ne peut pas réécrire l'histoire après coup. Le papier la remplissait mécaniquement. Un outil numérique doit la remplir autrement, et l'arrêté de 2020 dit comment. Qui doit tenir le registre, la déclaration préalable en préfecture et les sanctions sont détaillés dans notre guide du livre de police garage ; ici, on parle du support.
Les quatre conditions qu'un registre numérique doit tenir
Un fichier sur ton bureau n'est pas automatiquement un livre de police. Pour qu'il en soit un, il doit tenir quatre choses à la fois.
1. Le contenu complet. Les mentions des articles R321-3 à R321-5 : numéro d'ordre, date, identité et domicile du vendeur ou du déposant, nature, numéro, date de délivrance et autorité de délivrance de sa pièce d'identité, description du véhicule (le modèle officiel demande marque, type, numéro de série et couleur), prix d'achat et mode de règlement, ou estimation de la valeur vénale en cas de dépôt ou d'échange. Une mention manquante rend le registre incomplet, quel que soit son support. La date de vente et l'acheteur ne figurent pas dans ces articles, mais les noter te permet de prouver qu'un véhicule n'est plus chez toi.
2. L'intégrité et l'intangibilité. C'est la condition centrale, celle qui remplace le « sans blanc ni rature ». Une ligne inscrite ne doit pas pouvoir être modifiée ni supprimée en silence. Une correction s'ajoute, elle n'écrase pas. L'arrêté du 15 mai 2020 fixe la référence : le traitement doit être conforme à la norme ISO 14641-1, qui porte sur l'archivage électronique. Un système où l'on peut réécrire une entrée d'il y a trois mois sans laisser de trace ne remplit pas cette condition, même s'il s'appelle « logiciel ».
3. La sécurité et la traçabilité des consultations. Toujours selon l'arrêté, chaque consultation du registre est journalisée (identifiant de la personne, date, heure et objet), et ce journal est conservé un an. C'est l'exigence que presque personne ne connaît, et c'est celle qui écarte le plus d'outils.
4. La conservation et la présentation. Les données se conservent dix ans à compter de leur enregistrement (contre cinq ans après clôture pour un registre papier). Et le registre doit pouvoir être présenté à toute réquisition des autorités : un accès qui ne dépend pas du seul ordinateur resté à la maison.
Le tableur : le faux ami du registre
Beaucoup de pros qui quittent le papier passent par un tableur. Le problème est simple : en l'état, un tableur ne remplit pas les conditions de l'article R321-6-1. Il est modifiable sans trace : n'importe quelle cellule se réécrit et la version d'avant disparaît. Il se trie : un clic sur l'en-tête « prix » et l'ordre chronologique n'existe plus. Il ne journalise pas qui l'a consulté. Et il n'a rien d'un système d'archivage conforme à la norme ISO 14641-1.
L'historique de version d'un tableur en ligne ne change pas le fond : il garde des versions, il n'empêche pas de réécrire. Imprimer le fichier chaque mois ne le transforme pas non plus en registre papier : l'arrêté de 2020 exige des feuilles inamovibles, et le registre papier doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire.
Ça ne veut pas dire qu'il faut jeter ton tableur. Il peut rester ton outil de travail (suivi du stock, calcul de marge) à côté d'un vrai registre. Mais le registre lui-même, c'est soit un cahier coté et paraphé, soit un traitement qui tient les quatre conditions ci-dessus.
Ce qu'un contrôle regarde vraiment
Le registre doit être présenté à toute réquisition des autorités compétentes ; le récépissé de déclaration, lui, peut être demandé par la police, la gendarmerie, les services fiscaux, les douanes et la DGCCRF. Un contrôle ne commence jamais par « montrez-moi votre logiciel ». Il commence par trois gestes.
Le premier : présenter le registre. Le deuxième : retrouver un véhicule précis, souvent choisi dans ton stock ou dans tes factures. Le troisième : vérifier la cohérence entre trois sources — ce que dit le registre, ce qu'il y a physiquement sur ton parc, et ce que disent tes factures d'achat et de vente.
Ce qui pèse, ce sont les trous. Et ils ont des causes faciles à reconnaître : le véhicule acheté et revendu dans la même semaine, qu'on n'a « pas eu le temps » d'inscrire ; la reprise garée derrière, qui n'existe dans aucun document ; le véhicule d'un proche traité hors circuit. La peine n'est pas une amende « par véhicule » : un registre absent ou inexact est un délit puni de six mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende au maximum (150 000 € pour une société), et la négligence suffit.
Le bon test à faire ce soir : prends trois véhicules achetés il y a plus de six mois et retrouve, pour chacun, sa ligne d'entrée, avec toutes les mentions. Si ça te prend plus de deux minutes par véhicule, ton registre n'est pas exploitable — et le jour où quelqu'un est assis en face de toi, c'est la même chose.
Papier ou logiciel : lequel pour qui
Le bon choix dépend surtout de ton volume et du nombre de personnes qui saisissent. Le tableur n'est pas dans la liste, pour les raisons vues plus haut.
| Support | Pour qui c'est le bon choix | Là où ça casse |
|---|---|---|
| Registre papier coté et paraphé | Petit volume, une seule personne qui saisit, pas besoin de recherche rapide | Retrouver un dossier ancien ; être deux à écrire dedans ; une rature |
| Logiciel de registre | Volume soutenu, plusieurs personnes qui saisissent, plusieurs sites | S'il n'apporte pas la preuve de sa conformité à l'arrêté de 2020 ; coût sur un très petit volume |
Avant de confier ton registre à un logiciel, pose trois questions à l'éditeur, par écrit. Le traitement est-il conforme à la norme ISO 14641-1, et sur quelle attestation ? Les consultations sont-elles journalisées et gardées un an ? Les données sont-elles conservées dix ans, même si tu résilies ? Sans réponse claire, garde le papier.
Nous appliquons la règle à nous-mêmes. Le livre de police de Tarmac est à saisie manuelle : chaque ligne reçoit un numéro d'ordre non modifiable et toutes les mentions des articles R321-3 à R321-5 ont leur champ. Elle est scellée à sa validation ou au plus tard 30 minutes après sa saisie, avec une empreinte liée à la ligne précédente (une erreur se corrige ensuite par une ligne rectificative). Les consultations sont journalisées et gardées un an, les lignes sont conservées dix ans, et le registre s'exporte en CSV, en PDF et en archive complète. En revanche, il ne revendique pas de conformité à la norme ISO 14641-1. C'est un registre de travail solide, pas une dispense de registre coté et paraphé garantie. Le passage au numérique se justifie surtout quand la recherche devient un besoin quotidien, le même basculement que celui décrit dans notre article sur l'intérêt d'un CRM automobile.
Un registre qui ne sert qu'au contrôle est à moitié utilisé
Ton livre de police contient, pour chaque véhicule, une date d'entrée et un prix d'achat ; si tu y ajoutes la date et le prix de sortie, tu as quatre données que tu ne trouves nulle part ailleurs de manière fiable. Elles suffisent à calculer ta durée de stock réelle, ta marge brute réelle par véhicule et ton nombre de rotations annuelles. Pas les chiffres que tu as en tête : les vrais.
Reprends la 208 de l'introduction. À l'entrée, tu inscris une date et un prix d'achat. La cotation te disait 8 851 € de valeur estimée sur 416 véhicules proches, avec une moitié centrale assez resserrée : un prix de revente lisible. Hypothèse : elle ressort quatorze semaines plus tard. Ton registre te donne alors la vérité du dossier : ce que tu as gagné, et ce que ces quatorze semaines t'ont coûté en portage. C'est le raisonnement de notre méthode pour fixer un prix de reprise, sauf qu'ici ce n'est plus une prévision, c'est le résultat.
Le geste complémentaire, à l'entrée du véhicule : lancer une cotation gratuite et noter la valeur estimée et le nombre de comparables à côté de ta ligne. Pour un véhicule reçu en dépôt-vente ou en échange, c'est d'ailleurs l'estimation de valeur vénale que l'article R321-5 te demande d'inscrire.
Ta mise en conformité, en une heure
Un. Vérifie que tu as ton récépissé de déclaration en préfecture. Sans lui, le registre ne suffit pas.
Deux. Liste tous les véhicules actuellement en ta possession, y compris ceux garés derrière, les reprises en attente et les dépôts. Vérifie que chacun a sa ligne, avec toutes les mentions, pièce d'identité comprise.
Trois. Si ton registre est un tableur, décide aujourd'hui : cahier coté et paraphé (à faire coter et parapher au commissariat ou, à défaut, à la mairie), ou logiciel qui répond par écrit aux trois questions ci-dessus.
Quatre. Bloque un créneau quotidien de cinq minutes pour inscrire les entrées du jour. Le Code pénal dit « jour par jour » : un rappel qui n'est pas dans ton agenda n'existe pas.
Cinq. En cas de doute sur un point, écris à ta préfecture et garde la réponse datée dans ton dossier administratif.
Le livre de police est l'obligation qui coûte le moins cher à respecter et le plus cher à négliger. Le support compte, mais moins que la régularité de la tenue.
Sources
- Code pénal, articles R321-1 à R321-8, dont R321-6-1 (Légifrance)
- Arrêté du 15 mai 2020 fixant les modèles de registres prévus par l'article R. 321-8 du code pénal (Légifrance)
- Code pénal, article 321-7 (Légifrance)
- Vente de biens d'occasion par des professionnels (entreprendre.service-public.gouv.fr)